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Interview mit Jessica und Joachim vom Berufskolleg Kaufmännische Schulen Bergisch Gladbach

Aktualisiert: 11. Apr. 2023

Seit Januar 2022 wird der Dossier-Manager auch in Deutschland genutzt. Dazu haben wir die beiden Schulsozialarbeitenden interviewt.

Bitte stellt euch und eure Arbeit am Berufskolleg kurz vor
Joachim: Das Berufskolleg Kaufmännische Schulen Bergisch Gladbach besuchen ungefähr 1000 Schülerinnen und Schüler und wir zählen um die 50 Kollegen. Als Teil des Beratungs-Teams sind wir dort für das Anmeldeprozedere, unterschiedliche Beratungen und die Krisenintervention zuständig. Wir stehen im Austausch mit diversen Schnittstellenpartner wie der Arbeitsagentur oder der IHK. Und wir sind in Verbindung mit den Unternehmen, die gemeinsam mit dem Berufskolleg Projekte für unsere Schülerinnen und Schüler anbieten wie etwa die Programm Probe oder das Assessment Center. Zusätzlich bieten wir für die Ausbildungsplätze zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten an und zu guter Letzt gehören die Elterngespräche zu unserem Aufgabengebiet. Jessica ergänzt: Wir beide arbeiten 100 %, also mit 39 bzw. 40 Stunden in der Woche.

Was hat euch dazu bewogen, eure Fallverwaltung mit unserem Tool managen? Joachim: Ich sage es mal so, zwar hat jeder heutzutage ein Schreibprogramm auf dem Computer und keiner schreibt mehr handschriftlich Aktennotizen, aber effektiver geht das halt einfach über die direkte Datenerfassung. Insbesondere im Hinblick auf die Auswertung von Leistungen oder Fallstruktur, also die Statistiken. Die sind ja für die Schule von grosser Wichtigkeit. Da war es nur sinnig, ein Programm zu haben, das uns da bietet kann, was auch von der Bezirksregierung eingefordert wird. So kann die Schulsozialarbeit genaue Aussagen dazu machen, wo die Brennpunkte liegen und wo Schwerpunkte gesetzt wurden. Das ist z.B. dann wichtig, wenn wir ein Förderprogramm benötigen, das finanziell von der Bezirksregierung unterstützt wird. So ist unsere Arbeit nicht nur formell auf Datentechnik gestützt, sondern auch auswertbar und nachvollziehbar. Und das ist dann eben der große Vorteil vom DossierManager.

Könntet ihr das nicht einfach auch in Excel erfassen?
Joachim: Meiner Meinung nach gehört es zu Professionalität einfach dazu, dass man eine fachspezifische Software hat, welche auch datenschutzrechtlich konform ist. Zudem spart es Zeit und niemand ausser uns hat Zugriff zu den Akten.

Ihr benutzt DossierManager nun 1 Jahr – was hat sich für euch verändert?
Jessica: Die Dokumentation hat sich enorm vereinfacht. Ein Beispiel: Joachim ist zuständig für einen Fall, er ist aber gerade nicht hier. Dann kann ich trotzdem nachlesen, was bei der Schülerin oder dem Schüler der Verlauf war und problemlos die Arbeit mit dem Fall weiterführen. Oder es gibt einen Krisenfall und die Schulleitung möchte sich mit uns zusammensetzen: Wir haben in dem Programm jederzeit die Übersicht, welche Probleme und Themen bearbeitet wurden und die Informationen sofort zur Hand.

Joachim: Du kannst im DossierManager nach dem Namen suchen und siehst sofort, ob bereits mit dieser Person gearbeitet wurde und in welchem Rahmen? Und ja, ich finde, die Handhabe ist total simpel und selbsterklärend. Man braucht eben nicht im Vergleich zu anderen Programmen eine zweitägige Schulung, sondern kann gleich beginnen. Dennoch bietet es so viel Flexibilität in den Einstellungen und Benennungen, dass es sich super an unsere Bedürfnisse anpassen liess. So haben wir etwa als Berufskolleg gewisse Schwerpunkte wie zum Beispiel die berufliche Orientierung und da bot uns das Programm auf jeden Fall grossen Spielraum, diese Schwerpunkte widerzuspiegeln. Das ist bis heute so, dass wir selber Dinge nachträglich noch anpassen können. Das war dann auch der Grund, weswegen wir uns gegen andere, ähnliche Programme entschieden hatten, mit denen wir uns im Vorfeld auseinandergesetzt hatten. Sie waren zu stark angelehnt an die gängige Schulverwaltungs-Software und zu sperrig. Zu viele Features, die wir überhaupt nicht gebraucht hätten, das machte es unübersichtlich. Zudem wären die finanziellen Kosten zu hoch gewesen.

Wie funktioniert das mit den Stammdaten, wie bringt ihr diese ins Tool?
Joachim: Im Moment müssen wir die Daten noch über das Sekretariat beantragen, um sie vom SCHILD Programm in den DossierManager transferieren zu können. Künftig sollten wir da einen direkten Zugriff bekommen. Das wird es uns ermöglichen, die Daten gleich am Schreibtisch einzusehen und direkt in den DossierManager zu kopieren.


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