Sommer-Interview #5 mit Corinne und Fabienne vom Schulsekretariat in Embrach

Willkommen zu unserer Serie "Sommer-Interviews"!

Wir sprechen mit verschiedenen Anwender:innen im ganzen Land - und ihr bekommt interessante Einblicke in deren Berufsalltag.

Heute zu Gast:  Corinne Plüss und Fabienne Schaad von der Primarschule Embrach

Die beiden Schulsekretärinnen arbeiten mit dem Dossier-Manager. Sie verwalten unter anderem sensible Daten für die Schulpsycholog:innen. Dabei haben sie sich an uns gewandt, und zusammen mit Corinne Plüss haben wir die Funktion "externes Teilen" entwickelt. So kann beispielsweise ein Schlussbericht einer Lehrperson vollkommen sicher per Link mit einer externen Person geteilt werden. Die sicheren Links sind passwortgeschützt und können terminiert werden. So stehen sie bspw. ausschliesslich für die Zeit eines geplanten Gesprächs zur Verfügung. All das ist in unserem Tool mit der Funktion "externes Teilen" möglich. Weitere Infos hier.

Wie lange arbeitest du schon in Embrach und was ist deine Funktion?

Corinne Plüss: Ich arbeite seit vier Jahren an der Primarschule Embrach in verschiedenen Funktionen und Bereichen, hauptsächlich für die Schulpsychologin und die Schulleitung. Diverse Themen wie Schüler-Dossier, Personal, Digitalisierung, Website und Prozesse beschäftigen mich wöchentlich. Ich fungiere als eine kleine Drehscheibe und vernetze verschiedene Beteiligte wie Ärzte, Therapeuten, Schüler, Eltern, Mitarbeiter, Lehrpersonen, Schulverwaltung, Schulpflege, Schulleitung, Schulpsychologen und Vereine. Die täglichen Herausforderungen, die Digitalisierung und die Vielfalt der Themenfelder und Menschen machen meine Arbeit sehr spannend. Am Anfang war noch viel Papier im Spiel – das hat sich gravierend geändert.

Fabienne Schaad: Mein Name ist Fabienne Schaad. Ich arbeite seit fünf Jahren an der Primarschule Embrach. Angefangen habe ich als Schulleitungsassistenz und jetzt bin ich seit drei Jahren in der Schulverwaltung für die Sonderpädagogik und Schülerbelange zuständig.

Welche Arbeiten hast du zu erledigen?

Corinne Plüss: Spezifisch auf den Dossier Manager bezogen, bearbeite ich eine Menge an Dokumenten und Notizen. Schülerinformationen können nun papiersparend digital und zentral abgelegt werden. Diese werden den einzelnen Schülern zugewiesen und zeitlich begrenzt oder personalisiert Einsicht an Lehrpersonen, Therapeuten, Schulleitung, Schulverwaltung und Schulpsychologen gewährt. Die Schulverwaltung bildet die Drehscheibe zwischen der operativen und strategischen Ebene und ist das Kompetenz- und Dienstleistungszentrum der Schule. Sie entlastet die Schulleitungen und die Schulpflege und ist das wichtigste Bindeglied zwischen der Gemeinde und dem Volksschulamt.

Fabienne Schaad: In der Schüleradministration kümmere ich mich um Zu- und Wegzug, Klassenzuteilungen, Schulgesundheit und Elternarbeit. Im Bereich Sonderpädagogik erstelle ich die Verfügungen, erfasse alle Massnahmen in unserem System, führe Statistiken und Budgetlisten und so weiter.

Was war das Problem insbesondere im Bereich Datenschutz?

Corinne Plüss: Der Umgang mit heiklen Daten musste sichergestellt werden. Da wir auf der Schulverwaltung mit sehr sensiblen Daten arbeiten, ist es uns wichtig, diese entsprechend zu schützen, sodass nur die zuständigen Personen Zugriff haben. Wenn man zum Beispiel eine Kopie einer Verfügung in das Fach einer Lehrperson legt, könnte jemand anderes diese auch sehen.

Wie wurde dieses Problem seitens agiflex gelöst?

Fabienne Schaad: Durch die Verschlüsselung und das Sicherstellen von agiflex betreffend den Daten, die versendet werden, konnte die Arbeit erleichtert werden. Zeitsparend, schneller und flexibler – es gibt viele grosse Vorteile, die uns bei der täglichen Arbeit nun unterstützen. Das Scannen der Dokumente benötigt zwar etwas Zeit, jedoch erspart es danach einiges und hat viele Vorteile. Wir konnten einen Schritt mehr Richtung digitale Schüler-Dossiers machen und mittels Versenden des Links aus dem Dossier-Manager sicherstellen, dass nur befugte Personen die sensiblen Daten und Informationen erhalten.

Welche Erfahrungen bezüglich Wünsche und Änderungsvorschläge hast du gemacht?

Corinne Plüss: Sehr gute. agiflex hat ein offenes Ohr für unsere individuellen Anliegen und Empfehlungen. Viele unserer Wünsche konnten umgesetzt werden, aber nicht alles, da auch andere Nutzer davon betroffen gewesen wären oder es technisch (noch) zu aufwändig wäre. Da gilt es abzuwägen oder eine individuelle Programmierung anzudenken. Ein kleines Beispiel: Es wäre erleichternd, mehrere E-Mail-Adressen auf einmal für den Versand einzugeben. Dies fehlt im Moment noch, oder auch das automatische Setzen des Datums auf 10 Tage ab Versand. Auch Verknüpfungen mit weiteren Systemen wären hilfreich.

Fabienne Schaad: Alles wird sich stetig weiterentwickeln und optimieren. Was noch nicht ist, kann ja noch werden. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und schätzen diese sehr. Unsere Wünsche und Änderungsvorschläge wurden ernst genommen und wo möglich auch umgesetzt.

Danke für das Gespräch!